Consejos para hacer una presentación de negocios.
1. Un presentador.
Muchas compañías dejan sus
presentaciones a cargo de 2 ó 3 personas. El problema con esta
estrategia es que puede ser confusa para su público porque genera mucha
distracción. Su audiencia no puede seguir tan fácilmente. Y es peor si
las transiciones entre los presentadores son torpes y poco coordinadas.
El tener a un sólo presentador permite
escoger al más hábil y mantener un mismo ritmo en la presentación. Eso
evitará las confusiones y el desorden.
2. Cuenten una historia.
Aunque las presentaciones tengan que ser
breves, siempre habrá tiempo para contar una historia, y eso permitirá
fortalecer su mensaje. Claro, es importante hablar de oportunidad de
mercado, ventaja competitiva, modelo de negocio, etc, pero lo que hace
una buena presentación es mostrar el impacto del negocio en nuestras
vidas.
El mejor momento para contar us historia
será al comienzo, cuando expliquen qué problema piensan solucionar. Si
logran convertir ese problema en relevante para su audiencia, les
aseguro que prestarán más atención.
3. No usen expresiones innecesarias.
“Nosotros pensamos…”. Sí, sabemos que piensan.
“Nosotros creemos…”. También lo sabemos.
“Lo que tratamos de hacer…”. No están tratando, lo están haciendo.
No usen expresiones innecesarias, vayan
directo al punto. Sabemos que han pensado en lo que dicen, ¡sino no los
estaríamos escuchando! Aunque su negocio todavía no se haya lanzado, no
están tratando de hacerlo, ya está en proceso.
4. Práctica.
Pocas personas tienen la habilidad
innata para hablar frente a los demás, por eso es básico para cualquier
presentación hacer repeticiones de lo que van a decir. Con la práctica
podrán reducir un poco el miedo y ordenar mejor sus ideas.
Practiquen frente al espejo (parece
ridículo, pero sirve), practiquen con sus socios o en casa. Al principio
será como repetir todo cual androide, pero una vez que dominen su
discurso ya serán capaces de cambiarlo y ponerle su toque personal.
5. Cuidado con el tiempo.
Si les dan 5 minutos, por favor, hagan su presentación en 5 minutos. No 5 minutos con 10 segundos. No.
En muchas presentaciones de negocio he
visto que tratan de usar el mayor tiempo posible para decir la mayor
cantidad de cosas posibles. Bueno, yo considero que menos es mejor. No
traten de hacer presentaciones de 10 minutos con tiempo de 5. Decir
demasiado solo confundirá a su audiencia.
6. Presentación para dummies.
El experto en su negocio no soy yo. Son
ustedes. Hasta es posible que yo no sepa un pepino sobre su industria y
de cómo debería funcionar su negocio. Así que, al momento de presentar
su negocio, manténganlo simple, no entren en tecnicismos ni cosas raras.
Y tengan mayor cuidado si están tratando de “enseñar” algo sobre su
negocio, no tienen mucho tiempo y su audiencia no puede retener tanta
información nueva. Además, ¿quién les asegura que su audiencia está
dispuesta a aprender todo lo que ustedes quieren decir?
Si estoy en la audiencia, lo que quiero
ver es una buena oportunidad de negocios en lo que ustedes hacen. Y
necesito convencerme de que ustedes saben de qué están hablando. Si me
confunden con temas que no conozco o me aburren con detalles,
simplemente empezaré a leer mis mensajes en el Blackberry.
7. Cuidado con el humor.
Hacer bromas en una presentación de
negocios es muy, pero muy, riesgoso. Si nadie se ríe, se quedarán
parados sintiéndose como unos estúpidos. Sean muy precavidos con la
broma que piensen hacer. Tienen que conocer de antemano a su audiencia.
Por otra parte, nada asegura que una
broma vaya a enfocar la atención de los demás en su presentación. Puede
que se rían, pero no necesariamente seguirán escuchando.
8. Los trucos son peores.
Hay personas que consideran bueno llamar
la atención con sonidos, polos con eslogans o trucos de magia. Puede
que funcione, pero también pueden terminar en el peor de los ridículos.
Si es vital para su negocio, úsenlos; pero solo lo suficiente como para enganchar a su público y seguir su presentación.
9. Preparen sus respuestas.
Hay temas que son universales para todos
los negocios. Público objetivo, por ejemplo. Todo negocio tiene un
público objetivo. Tienen que conocer cuál es y cómo funciona por si su
audiencia no lo entendió.
Lo mejor es que durante su presentación
hablen de esos temas clave, así evitarán que los demás tengan que
preguntar. Los temas clásicos son el mercado objetivo, modelo de
negocios, su competencia, estrategia de ventas y marketing, entre otros.
10. Estén preparados. Algo siempre falla.
Es una regla universal: el Powerpoint fallará. Cuando más lo necesiten, fallará.
Lo mismo podría pasar con una demostración en vivo de su producto.
Cuando esto suceda, tienen que estar
preparados para seguir adelante con fuerza. Es muy difícil no distraerse
por estos eventos, pero si logran pasar su crisis con una presentación
“de reemplazo” el público seguirá escuchando.
11. No miren su presentación.
No hay nada peor que proyectar el
Powerpoint (imaginen que no sucedió el #10) y que el presentador se pase
todo el tiempo mirando y leyendo cada diapositiva. Este consejo tiene
sentido por 2 motivos.
En primer lugar, al mirar el Ppt,
pierden contacto visual con la audiencia. Lo cual no es recomendable
porque mirar a su público los mantiene conectados a lo que están
diciendo.
En segundo lugar, cuando un presentador
se la pasa mirando las diapositivas, da la impresión que no sabe de qué
está hablando. Y eso puede matar a cualquier negocio. Pueden voltearse
para señalar algún gráfico o dato, pero no lo hagan seguido.
12. Avisen qué estamos por ver.
Otra cosa muy difícil es hablar de las
diapositivas por venir. Díganle a su público qué están por ver; claro,
sin decir “lo que están por ver…”. Si han practicado lo suficiente,
podrán dominar la presentación, darán la impresión de fluidez y de
conocer perfectamente de qué están hablando.
13. ¿Quién eres? ¿Qué quieres?
En menos de 30 segundos, su audiencia
tiene que saber quiénes son ustedes y por qué debería importarles. Si
no logran hacerlo en ese tiempo o si empiezan su presentación sin esa
información, nadie los seguirá escuchando. Sería bueno que repasen cómo
hacer una presentación de negocios breve.
14. No dejen lo mejor para el final.
Este error es muy común. Las personas
quieren cerrar con broche de oro. Pero como ya lo mencionamos, el
momento para llamar la atención es al principio de la presentación. El
enganche tiene que estar al comienzo para que su audiencia entienda por
qué los tienen que escuchar. Si el interés nace al final, ¿de qué sirvió
hablar durante 5 o 10 minutos? Ya nadie recordará lo que dijeron.
15. Tampoco hagan un cierre flojito.
Que el enganche tenga que estar al
comienzo no quiere decir que el final no importe. Tienen que cerrar con
fuerza. Pero el cierre no puede servir para explicar qué hacen; no
tendría sentido. El cierre tiene que servir para reforzar los mensajes
clave que ya enviaron, y lo que su audiencia tiene que recordar. Su
cierre no tiene que ser cursi, tiene que ser conciso, convincente y
concreto.
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